Инструкция пользователя. Бухгалтер-оператор

Инструкция пользователя. Бухгалтер-оператор

Бухгалтер-оператор должен владеть следующими навыками при работе в программе автоматизации торговли и складского учета «Меркурий»:

 

  1.  
  1. Журнал приходов.

Каждый оператор должен уметь пользоваться навыками работы в журнале приходов. Открывается он двумя способами. Главное меню → Склад → Приходы. Или же с рабочего стола «Меркурия». При этом можно открыть сразу новый приход или сам журнал.

В журнале прихода оператор может заводить новый приход, редактировать уже существующий, уметь пользоваться фильтром и сортировкой, а также прослеживать связи

между документами.

Новый приход открывается клавишей F4 или одноименной кнопкой в журнале. Открывается приход. Необходимо заполнить основные поля: дата и номер накладной, дата и номер счет-фактуры, наименование поставщика. Также следует убедиться в верности автоматического заполнения кода прихода.

Далее переходим к заполнению тела документа. Опять работает клавиша F4, еще есть специальная кнопка «плюс в зеленой окружности» - эти действия открывают список подпора позиций.

Список подбора автоматически открывается в соответствии с действующей спецификацией, номер которой указан синим шрифтом. При необходимости можно перейти на вкладку «ассортимент» для того, чтобы увидеть все товары из прайса.

Начинаем выбирать необходимые позиции, затем нажимаем Enter. Откроется дополнительное окно, в котором вводится количество товара, дату выработки, «годен до» и страну происхождения, номер ГТД, если товар импортный, а также данные по коду и производителю, если товар относится к алкогольной продукции. Затем нажимаем F10 или «Сохранить».

Вводим необходимое количество позиций, закрываем подбор нажатием F10.

Далее проверяем правильность заполнения прихода, вносим по необходимости комментарий в поле «Примечание» и фамилию ответственного менеджера, после этого накладная сохраняется кнопкой «Сохранить» или F10.

Для того чтобы товар появился на складе в текущем состоянии приходную накладную необходимо проводить. Делается это комбинацией Alt+F5 ли кнопкой «Провести» внутри прихода. В журнале статус проведенной накладной обозначен зеленой галочкой.

Для внесения корректировок в приход необходимо снять проведение. Особое внимание стоит уделить корректировке количества в меньшую сторону товара, который уже ушел в расход: программа автоматически создаст излишки. В момент изменения количества в поле «остаток» отрицательное количество будет подсвечено красным фоном.

При работе в журнале бухгалтер должен владеть навыками поиска нужных документов. Для этого имеется три инструмента: «Поиск», «Сортировка» и «Фильтр».

Окно поиска открывается клавишей F7, в него вводится значение для поиска. При этом поиск ведется по столбцу, на котором находится курсор.

Сортировка осуществляется клавишей F6, при этом сортируется журнал по значению ячейки, на которой стоит курсор.

Фильтруется журнал двумя способами:

- При использовании кнопки на панели инструментов открывается с правой стороны поле расширенного фильтра, в котором указываются параметры: временной период, контрагент и код прихода. Снимается этот фильтр повторным нажатием кнопки.

- F2 фильтрует по введенному значению в специальном окне. Снимается повторным использованием F2, но в окне уже надо нажать «Cancel».

Читать про работу в Журнале Приходов подробнее...

2. Журнал расходов.

В обязанности оператора входит умение работать с расходными накладными, т.к. подобным образом создаются накладные поставщикам, списывается товар с остатков магазинов и многое другое.

Открыть журнал расходов можно с рабочего стола «Меркурия» (при необходимости создания нового расхода даже необязательно открывать журнал, кнопка «создать расход» имеется на рабочем столе) и через главное меню в разделе «Склад».

При создании нового расхода в первую очередь указываются основные данные: получатель расхода, номер счет-фактуры, если ее необходимо сформировать. Также в обязательном порядке проверяется правильность кода расхода, так как от этого зависит используемая цена. При необходимости расходную цену можно поменять в поле «Ценообразование».

Далее переходим к заполнению тела расхода. Список подбора открывается с помощью F4 или кнопкой, изображающей плюс в зеленой окружности.

При этом необходимо устанавливать фильтр получателя, если этого требует программа.

В таком случае подбор откроется с текущими остатками по данному поставщику, если фильтр не устанавливать, то подбор открывается по текущим остаткам.

В случае необходимости отправить в расход товар из определенной партии, то необходимо переключиться на вкладку «Партии». Из вкладки «Ассортимент» можно выбрать любой товар, имеющийся в прайсе.

Далее вносим необходимое количество товаров в документ, проверяем правильность заполнения документов и сохраняем.

Если в расходе указано количество товара, превышающее реальное значение на остатках, то программа предложит создать «излишки». В подобном случае еще раз проверяем правильность заполнения документа, при необходимости меняем количество, или же подтверждаем создание излишков на складе.

*Обратите внимание! Неправильно заполненная строка выделена красным шрифтом.

В расходах на панели инструментов имеется кнопка «Создать СФ», ее используют для создания счетов-фактур.

После создания счет-фактуры, ее номер автоматически внесется в нужное поле. Для просмотра необходимо зайти в раздел «Печать», выбрать нужную форму и нажать «Просмотр».

Подробная инструкция в разделе «Журнал расходов»…

3. Внутренние перемещения

Журнал внутренних перемещений позволяет оператору отслеживать товар, находящийся в пути. Во время нахождения в пути товар не числится на текущем остатке склада, отгрузившего товар (расход уже оформлен), а приход в магазине или другом складе еще не проведен, т.к. груз не прибыл. В этот момент товар отслеживается по журналу внутренних перемещений.

Журнал представляет собой список документов, относящимся к товарам, которые перемещаются внутри одной организации между подразделениями.

При этом на панели инструментов имеются кнопки, позволяющие перейти в нужный расход или приход. Столбец «Проведенный приход» позволяет следить за перемещением товара. Если приход проведен, это означает, что товар прибыл в пункт назначения, сотрудники его приняли и поставили на приход.

Для поиска документов в журнале имеется фильтр, документы можно напечатать, а также увидеть связи между документами. Для выполнения этих операций на панели инструментов имеются соответствующие кнопки.

Более подробная информация в инструкции «Внутренние перемещения»…

4. Контрагенты.

Каждый бухгалтер-оператор должен владеть навыками работы в справочнике контрагентов. Основной задачей является заведение нового контрагента и внесения основных данных о нем.

Справочник контрагентов находится в разделе «Справочники» в главном меню. Чаще всего используется справочник «Поставщики/получатели/склады».

Возможные действия в журнале контрагентов указаны на панели инструментов, при этом не стоит забывать об основных горячих клавишах.

Создается новый контрагент нажатием кнопки «Создать» или же клавишей F4.

В окне «Контрагент» начинаем заполнять шапку документа, после этого переходим к вкладкам документа. Данные вносятся на основании договора, а также с учетом необходимых функций.

*Код и код обмена автоматически заполняются программой.

*После внесения данных не забываем сохранять!

Более подробная информация находится в инструкции «Справочник контрагентов»…

5. Договора.

Как правило, с каждым контрагентом заключен договор. Данные о договоре вносятся в программу для дальнейшей работы.

Перейти к договорам контрагента и созданию нового можно из справочника контрагентов (поставщики/получатели/склады). Для этого необходимо зайти в нужный контрагент воспользоваться имеющимися кнопками («Добавить договор» - для нового, а «договора» - для просмотра журнала).

Для просмотра всех договоров, заведенных в программе, в разделе «Торговля» имеется «журнал договоров». В этом журнале можно найти любой необходимый договор и отредактировать его, также можно создать новый.

Используя кнопку «Создать» или F4, можно завести новый договор.

Окно «Договор с контрагентом – Новый» содержит три вкладки: «Основные», «Условия отгрузки», «Условия прихода», разделение проведено для удобства восприятия и внесения информации.

Во вкладке «Основные» содержатся данные о договоре: номер, период действия, название контрагента, также можно обозначить ответственное лицо (менеджера) в своей организации, склады, на которые распространяется действие договора, и другие данные.

Далее заполняется вкладка «Условия отгрузки», если в договоре указано, что организация отгружает или возвращает товар контрагенту. В противном случае эта вкладка должна остаться незаполненной.

Далее переходим к вкладке «Условия прихода», она заполняется в том случае, если в договоре указано, что контрагент является поставщиком.

Для того, чтобы договор стал активным (действующим), его необходимо провести. В самом документе это делается простановкой «галочки» в поле «Утверждено».

При этом нет необходимости заходить в уже созданный договор для того, чтобы сделать его активным/неактивным. Достаточно «встать» на нужную строку и нажать Alt+F5 или кнопку «Проведение» на панели инструментов. Состояние договора на текущий момент указано в столбце «Статус».

*Красный крестик означает, что договор непроведен, а значит неактивен.

**Зеленая галочка означает, что договор проведен (активен).

Детально работа с договорами описана в инструкции «Журнал договоров»…

6. Текущее состояние.

В обязанности бухгалтера-оператора входит умение применять в своей работе данные из текущего состояния склада (остатки по партиям).

Открывается данный журнал из главного меню (раздел «Склад»), а также с рабочего стола «Меркурия».

Особенностью текущего состояния являются сменные экраны. Комбинация Alt+F2 меняет виды экранов, каждый из которых отображает определенную информацию. Напоминание о сочетании клавиш имеется в самом окне.

На позиции, выделенные желтой подсветкой, на текущий момент действует акция.

Позиции, выделенные красным шрифтом, являются просроченными или с подходящим сроком хранения.

Позиции, закрытые к заказу по приоритету, обозначены шрифтом бледно-серого цвета.

Также в текущем состоянии склада можно увидеть, кем и в каком количестве зарезервирован товар. Для этого имеется на панели инструментов соответствующая кнопка, выводящая на экран специальное окно.

Важным моментом для операторов и бухгалтерии является возможность отправить выделенные записи в расход из текущего состояния, для этого применяется кнопка «Списать», при этом сразу откроется окно нового расхода.

Также в текущем состоянии по выделенным записям (Ins) можно вызвать микросправку комбинацией клавиш Alt+F9.

 Подробная инструкция по работе с текущим состоянием склада далее...

7. Ревизии.

Каждый бухгалтер проверяет верность актов ревизий, полученных из структурных подразделений, находящихся в его ведомстве.

Бухгалтеру необходимо уметь в программе формировать товарный отчет, в акте ревизии исправлять даты, рассчитывать заново и закрывать период. Также надо владеть навыками использования журнала изменений, структурными связями, выводить отчет и акт на печать.

Открывается журнал ревизий следующим путем: Главное меню → Склад → Ревизии.

Основные операции указаны на панели инструментов, а «горячие» клавиши, используемые при работе в журнале – на информационной панели.

Для открытия нужного акта ревизии необходимо встать на соответствующую строку, а затем воспользоваться кнопкой «акт ревизии», откроется окно акта.

Бухгалтер должен проверить правильность выбранной формы акта, затем удостовериться в верности указанных дат, при необходимости изменить, затем нажать рассчитать. После того, как процесс пересчета завершится сверить данные с полученными от структурных подразделений (магазинов, складов, производства и т.д.). Все изменения необходимо сохранять (для этого имеется одноименная кнопка).

На экран можно вывести товарный отчет, в нем содержатся более подробные данные о ревизии.

В завершении проверки ревизионного акта желательно закрыть период для того, чтобы никто не смог уже внести изменения и результат не изменился.

Более подробная информация в инструкции «Ревизии»…

8. Оплаты.

В ведение бухгалтерии входят оплаты и контроль над ними. В программе учета «Меркурий» предусмотрен модуль «расчеты», в который входят разделы «Платежные документы» и «Управление оплатами», также к «расчетам» относится индивидуальная функция «оплаты», привязанная к таким документам, как приходы, расходы и заявки.

В разделе «Управление оплатами» отображаются все возможные расчеты с контрагентами. Для удобства они разделены по вкладкам.

Для начала работы необходимо выбрать дату, а затем название организации, для которой будут произведены расчеты.

Затем выбираем необходимую вкладку (выбор зависит от того, кем является контрагент – поставщиком или покупателем). Нажимаем кнопку «Обновить» и смотрим результаты.

Тело документа разбито на 4 окна. В верхнем левом окне мы наблюдаем обновления по наименованию контрагента и сумме долга.

Если отображается наш долг, то во вкладке «расчеты с поставщиками» также имеется столбец «Оплатить», в который вносится сумма, предназначенная на текущий момент организацией. В нижней части столбца, отображающая общую сумму оплаты.

Справой стороны в окне отображается детализация по выделенной позиции в левом окне.

В нижней части документа также расположены два окна. В левом углу отображены все имеющиеся счета в справочнике счетов. При выделении одной из позиций в правом окне будет отображена его детализация по движению средств. Это дает возможность пользователям оплачивать задолженности и одновременно видеть с какого р/с наиболее целесообразно сделать это.

Итак, внеся суммы для оплаты и выбрав организацию, производим оплату использованием одноименной кнопки. Откроется информационное окно, запрашивающее разрешение на формирование платежных документов. Подтверждаем.

Далее выбираем р/с, через который будет проводиться денежная операция в открывшемся окне.

Выбираем счет, нажимаем Enter. Платежи формируются автоматически. Программа проинформирует вас об успешном завершении процесса соответствующим окном.

*Одновременно может быть выбран только один счет.

*Обратите внимание! После завершения процесса в окне управления оплатами происходят изменения, в частности в поле задолженностей изменяются суммы.

Посмотреть проведенные оплаты можно, перейдя во вкладку «Оплаты на сегодня».

Для просмотра платежных поручений, а также их ручного создания необходимо зайди в модуль «Платежные поручения» в разделе «Расчеты».

Откроется журнал. На панели инструментов находятся кнопки для проведения различных операций с данными документами.

Вносятся изменения в существующее платежное поручение кнопкой «Править» или F3. Ликвидируется – «Удалить» или F8 (если несколько, то предварительно надо выделить позиции Ins). На печать выводится одноименной кнопкой с панели инструментов или из самого п/п (платежного поручения). Для создания идентичного п/п используется «Дублировать». Для поиска документа применяется «Фильтр», F2, F6 (сортировка документов) и непосредственный поиск по значению документа F7. Для привязки пп к приходным или расходным документам необходимо разнести п/п, делается это двумя способами:

- из журнала платежных документов кнопкой «Разнести». Если документов несколько, то предварительно их выделяют клавишей Ins;

- из документа кнопкой «Автоподбор».

Изменения в журнале платежных документов и в конкретных документах можно посмотреть в разделе «Действия».

Перейдем к ручному созданию п/п. Нажмите на панели инструментов «Создать» или F4. Откроется окно «Мастер ввода платежного документа». Выберите назначение платежа, а затем нажмите «Далее».

Затем вносим сумму денежных средств для платежного документа, также нажимаем «Далее».

Затем из справочника выбираем счет, через который будет проходить платеж, нажимаем «Далее».

*Справочник откроется при нажатии кнопки «…» возле поля «Отправитель платежа». Счет выбирается нажатием Enter или двойным кликом левой кнопки мыши.

Вводим наименование получателя платежа (выбираем из справочника, открывающегося нажатием «…» возле поля «Получатель платежа»), нажимаем «Далее».

Выбираем код платежа, затем «Создать оплату».

Откроется сформированный документ.

Заполняем оставшиеся поля по всем имеющимся вкладкам.

Если документ уже проведен по банку, то ставится соответствующая галочка.

Платежный документ привязывается к документам, выставленным на оплату в автоматическом режиме («Автоподбор») или ручным методом. Если необходимо отнести п/п к определенным документам, то открывается список подбора.

 

Из списка выбираются нужные документы.

Также возможно создание индивидуальной оплаты из таких документов, как расходы, приходы и заявки. Обозначается это функция кнопкой «Оплаты», имеющей одинаковый вид везде.

Рассмотрим оплаты на примере прихода.

Кнопка «оплаты» расположена на панели инструментов в документе.

Откроется окно оплат, в котором указана сумма долга по документу. Этот документ можно оплатить, используя одноименную кнопку.

Как только вы нажали кнопку «Оплатить документ», сразу в документе произойдут изменения (будет пересчитан долг).

Для указания того, что документ проведен по банку необходимо дважды кликнуть левой кнопкой мыши по строке оплаты, откроется платежный документ. В нем проставляется галочка «Проведено по банку». Также там можно изменить сумму оплаты в соответствующем поле.

Затем сохраняем проведенные изменения. Статус проведенного документа обозначается зеленой галочкой.

 

9. Мегаанализатор.

Мегаанализатор – это модуль программы учета «Меркурий», содержащий полную информацию о конкретном товаре, а также позволяющий проследить все процессы, происходящие с ним. Открывается данный модуль клавишей F9 из любого журнала или справочника по товару.

*Следует помнить, что мегаанализатор открывается для одной позиции, которая выделена на текущий момент.

Мегаанализатор представляет собой окно, с левой стороны находится меню информации и процессов, которые можно совершить для данного товара, также там имеются поля для установки параметров. С правой стороны отображаются данные по выбранному полю.

Алгоритм работы в мегаанализаторе состоит в следующем: сначала выбирается необходимая позиция в любом документе, содержащем в своем теле список товаров. Затем нажимается F9, открывается окно мегаанализатора. Выбираем нужный режим, затем выставляем параметры и нажимаем «обновить», в поле справа появляются данные за указанный период. Основным достоинством является то, что из режимов можно перейти непосредственно в документы, выведенные на экран после завершения поиска. Исключение составляет режим «Движения товара», т.к. в нем документы сгруппированы за период.

В виде дополнительной функции представлена печать документов и трансляция их в Excel. Подробная информация в инструкции "Мегаанализатор".

10. Бизнес-анализ.

Модуль «Бизнес-Анализ» является пользовательским генератором отчетов. С его помощью из программы учета «Меркурий» можно получить любую информацию в удобной форме.

Бизнес-Анализ находится в разделе «Аналитика».

Для начала работы в бизнес-анализе необходимо выбрать тип отчета (встать на него мышкой или выбрать с помощью клавиатуры). Далее возможны два варианта действий: создать новый отчет или открыть сохраненный.

Если вы решили воспользоваться сохраненными отчетами, то следует выбрать: собственный отчет открыть или созданный другим пользователем. Для этого необходимо выбрать нужную вкладку, затем выделить нужный отчет и нажать «Вперед».

*Для возвращения к предыдущему разделу используется кнопка «Назад».

Сам бизнес-анализ в начале работы представляет собой структурное дерево для выбора параметров.

*Если возле поля имеется графическое изображение папки с вложенными документами, то это означает, что структуру можно раскрыть более полно.

В «дереве» отмечаем нужные параметры, при этом выбранные поля отображаются в поле «описание». Стоит отметить, что при установке фильтра параметр можно не выводить в отчет, для этого проставляются специальные галочки.

После выбора нужных параметров нажимаем «Вперед» для непосредственного формирования отчета.

Сформированный отчет выглядит следующим образом.

При необходимости добавить какие-либо поля или исключить их из отчета можно вернуться к структуре отчета кнопкой «Назад». Также отчет можно транслировать в Excel и выводить на печать. Кроме этого отчет можно редактировать, при этом простановкой «галочки» разрешают данную операцию.

Из отчета можно перейти в указанный документ. Для этого надо «встать» на наименование склада, затем правой кнопкой мыши вызвать меню, выполнить следующие действия: «Переход» → «Документы» → «Приход».

Для создания сводной таблицы по отчету необходимо еще раз нажать «Вперед».

 

11. Общий журнал.

В общем журнале содержатся данные по приходам, расходам и заказам по всем контрагентам. Он предназначен для одновременного просмотра документов на нескольких складах. Чаще используется поиска документов с помощью расширенного фильтра (соответствующая кнопка находится на панели инструментов). При этом справой стороны появится панель расширенного фильтра, в котором задаются параметры поиска.

Из общего журнала можно создать новые приходы и расходы. Следует обратить внимание, что формироваться они будут на текущем складе. Также в уже существующие документы можно вносить изменения, выводить их на печать. Подробная нформация в инструкции "Общий журнал документов".

12. Архив изменений в журналах.

Архив изменений в журналах содержит в себе информацию о проведенных корректировках. Архив чаще всего делится на два раздела: изменения в конкретных документах и изменения в самом журнале.

Подобные архивы имеются во всех журналах. Кнопка для его открытия находится на панели инструментов (иногда в разделе «Действия»).

Также архив документа можно открыть в некоторых случаях непосредственно из документа. Например, в журналах приходов, расходов.

Журнал документа разделен на две части вкладками «Шапка» и «Позиции». Это сделано для удобства поиска. В журнале всегда можно увидеть имя пользователя, внесшего коррективы, название совершенной операции, дату, старое и новое значения. Также можно сузить круг поиска, задав временные границы.

Журнал архива состоит из одной вкладки, в нем отображаются данные о времени проведения изменений, имени пользователя, совершившего операцию, наименовании документа и операции. Для удобства использования журнала можно задать временной период.