Общий журнал документов

Общий журнал представляет собой модуль для обзора и поиска необходимых документов (приходные и расходные накладные, заказы) одновременно на всех складах, а также для работы в них. Расположен он в разделе «Общее».

Чаще всего используется в том случае, если необходимо найти документ, но неизвестно на каком складе он создан.

 

Общий журнал представляет собой таблицу документов расположенных по дате. Количество видимых столбцов регулируется контекстным меню, в котором выбираются видимые поля проставлением галочек. Это позволяет видоизменять общий журнал.

Основные операции, используемые в этом журнале, представлены на панели инструментов.

Также в журнале работают основные горячие клавиши.

Например, F4 откроет меню для создания нового прихода или расхода. Также это делается при помощи левой кнопки мыши (кнопка «Новый» на панели инструментов).

*Помните, приход или расход будет создан на текущем складе.

Для редактирования документа применяется кнопка «Изменить» или же двойным кликом левой кнопки мыши по нужной строке.

Для внесения корректировок в документ необходимо снять проведение. Это можно сделать из документа или комбинацией клавиш Alt+F5.

Любой документ из общего журнала можно вывести на печать, используя одноименную кнопку. Откроется дополнительное окно, в котором выбирается нужная форма. Для предварительного просмотра предназначена специальная кнопка. Дополнительной функцией является сохранение документов в форматах exl и rtf.

Раздел «Действия» включает в себя такие операции, как экспорт в приходы и расходы, журнал архивов и журнал документов.

В журнале архивов содержатся данные о проведенных изменениях, представлен в виде окна. Для удобства использования задается временной период. В самом журнале содержится информация об имени пользователя, документе, времени изменения и название проведенной операции.

*Следует заметить, что изменения по архиву касаются только текущего склада, формат документа определяется тем, какая позиция выделена.

Журнал изменений по документу также представлен в виде окна. Тело архива разделено на две вкладки «Шапка» и «Позиции» для удобства поиска, с этой же целью задается временной период.

Основной задачей общего журнала является поиск документа. Чаще всего это необходимо, если неизвестен склад, которому принадлежит этот документ, или одновременно надо найти документы с различных складов. Параметры поиска задаются фильтром. Он открывается кнопкой на панели инструментов, справой стороны появляется необходимая панель.

В фильтре можно выбрать от одного до нескольких параметров. Чем больше условий задано, тем быстрее уже будет круг поиска.

Искать можно по типу документа, по номеру, по коду прихода (если документ является приходом), по коду реализации (если документ является расходом), выбрать предполагаемые склады и контрагента. Для удобства также устанавливаются временные границы.

После выставления всех параметров нажимаем «Выполнить» и в левой части журнала отобразятся документы согласно выбранным условиям. Для отмены условий используется кнопка «Отменить».

При этом возможно упорядочить документы в журнале путем сортировки F6. Повторным использованием этой клавиши документы сортируются в обратном порядке.

В указанном примере документы сортируются по складам.

Имеется функция дополнительного фильтра F2, в дополнительном окне вводится значение поиска.

После введения дополнительного фильтра в наименовании столбца указывается его значение.

Отменяется фильтр повторным нажатием F2, внутри открывшегося окна выбираем Cancel.

С помощью F7 осуществляется поиск документа. В открывшемся окне вводим необходимые данные.

Закрывается фильтр нажатием одноименной кнопки на панели инструментов.