Инструкция пользователя. Директор магазина.

Инструкция пользователя. Директор магазина

Директор (заведующий) магазина должен владеть следующими навыками работы в программе автоматизации торговли и складского учета «Меркурий»:

1. Оформление прихода;

2. Ручное создание излишков;

3. Основы работы в журналах (приходы, расходы, чеки, заказы, ревизии);

4. Оформление возврата поставщику;

5. Чеки;

6. Ценники и обновления цен:

6.1 Печать ценников из прихода;

6.2 Автоценники;

6.3 Трансляция прайса на весы;

6.4 Трансляция прайса на кассы;

7. Оформление заказа поставщику:

7.1 Заказ и Автозаказ;

7.2 Печать заказа;

7.3 Отправка заказа;

8. Остатки по партиям (текущее состояние склада);

8.1 Работа с расширенным фильтром;

8.2 Контроль за сроками годности.

9. Отчет "Отмены в чеках";

10. Акты несоответствия.

1. Оформление приходов:

«Склад» → «Приходы» → «Новый приход» (или с главной страницы программы «Создать приход»). 

В открывшемся окне нового прихода заполняем номер и дату накладной, номер и дату счет-фактуры, а из списка выбираем поставщика:

Добавление позиций в приход: F4 или специальная кнопка в приходе:

В подборе товара в приход выбираем нужную позицию и нажимаем Enter.

В открывшемся окне вводим количество и нажимаем F10.

В обязательном порядке вносим данные: «дата выработки» и «годен до».

Если у товара срок хранения указан в днях, то срок годности встает автоматически: дата прихода + количество дней хранения.

После ввода позиции новый подбор откроется автоматически. Добавляем столько позиций, сколько требуется. Подбор товара закрывается с помощью клавиш F10 или Esc. Сохраняется приход с помощью клавиш F10 или кнопки «Сохранить».

Снимается и ставится проведение накладной двумя способами: из журнала приходом комбинацией Alt+F5; в накладной кнопкой «Провести».

2. Ручное создание излишков.

В журнале приходов или с главной страницы открываем «Новый приход»;

В поле поставщик выбираем собственный магазин;

Обратите внимание, что код приходов автоматически встал «Излишки».

Добавляем позиции в приход: сначала нажимаем F4 или кнопку в накладной.

А затем из подбора добавляем необходимые позиции в приход: нужная позиция → Enter → необходимое количество товара → сроки годности → F10.

После ввода позиции подбор откроется автоматически. Вносим в приходую накладную необходимое количество позиций.

Закрываем подбор: F10 или Esc;

Сохраняем приход: «Сохранить» или F10;

Проведение/распроведение документа: Alt+F5 или «Провести»/«Отменить проведение».

3. Основы работы в журналах (приходы, расходы, чеки, заказы, ревизии).

В журналах приходов, расходов, заказов и т.д. действуют единые принципы работы с документами. Если помнить «горячие» клавиши, то процесс работы становится более удобным и быстрым.

[ + ], [ - ], [ * ],

Ins

Выделение записей/снятие выделения

[Alt + ↑ ]

[Alt + ↓ ]

Перемещение по отмеченным записям

[Alt + F6]

Сумма по отмеченным записям

[F2]

Фильтр по текущей колонке

[F7]

Поиск по текущей колонке

[F8]

Удалить документ

 

Фильтрация списка документов по нескольким условиям, например по периоду и контрагенту

[F6]

Сортировка по текущей колонке

[F3], Enter

Открыть текущий документ

[Alt+F5]

Провести/распровести документ

[F4]

Создать новый документ

Распечатать текущий документ либо отмеченные документы

В журналах на панели инструментов расположены кнопки для совершения различных операций.

Первыми расположены кнопки, предназначенные для создания новых документов, удаления их и изменения. Также везде присутствует кнопка печати. Документ, выведенный на печать можно предварительно посмотреть, используя кнопку «Просмотр» в окне печати. Доступна функция сохранения документа в форматах rtf и xls. Форму выводимого на печать документа пользователь выбирает сам.

Важным и необходимым умением для директора является использование кнопки «Связи», имеющейся в журналах приходов, расходов, общем, заявок. Этот модуль позволяет быстро и наглядно проследить связь одного документа с другими в программе, не меняя при этом текущего склада. В каждый из показанных на экране документов можно перейти из этого модуля. Документ, для которого показываются связи, выделен шрифтом красного оттенка. Для удобства использования пользователь может задать любой интересующий период времени.

В различные документы могут вноситься изменения различными пользователями. Каждый из пользователей, в том числе и директор магазина, обязан уметь пользоваться архивами изменений в журналах и документах для выяснения кем, когда и какие изменения были совершены.

Для этого в журналах имеются кнопки «Журнал изменений по документу» и «Журнал изменений по архиву документов». В некоторых случаях они скрыты в группе кнопок «Действия».

Принцип работы в архивах изменений во всех журналах одинаков. Рассмотрим на примерах.

В журнале приходов выбираем накладную и нажимаем кнопку «журнал изменений по приходу». Откроется окно.

В верхней части окна задаем период, в котором по нашему мнению могли быть изменения, и нажимаем «Обновить».

Далее переходим непосредственно к просмотру изменениям в накладной.

Обратите внимание, что изменения по оформлению документа и товарным позициям разделены на две вкладки: «Шапка» и «Позиции».

Во вкладке «Шапка» отображены данные о времени совершения операции, имя пользователя, название операции, реквизит, к которому относится изменение, а также старое и новое значение.

Во вкладке «Позиции» добавляется столбец «Наименование», в котором указано название позиции.

Затем перейдем к архиву изменений по журналу. Рассмотрим его на примере журнала заказов поставщику.

Откроем журнал заказов, на панели инструментов в группе «Действия» выберем поле «Журнал архива».

Откроется окно архива, в верхней части установим период, за который будем просматривать совершенные действия.

В таблице журнала отображаются данные о времени совершения операции, пользователь, номер и дата документа, а также название проведенной операции.

Таким образом, с помощью журналов изменений директор может выяснить:

- кем из сотрудников был создан тот или иной документ, какие данные были им внесены;

- кто из пользователей и в какое время внес изменения, и чего они касались.

Следовательно, данные журналы дают возможность контролировать сотрудников и точно определить, на кого возлагается ответственность за совершенные действия.

 4. Оформление возврата поставщику.

Создать возврат поставщику можно несколькими способами: «Склад» → «Расходы» → «Новый расход» / Главная страница → «Расходы» → «Журнал» → «Новый расход» / Главная страница → «Расходы» → «Создать расход».

Откроется новый расход, который надо заполнить. Указываем получателя из списка.

Проверяем код расхода: должен встать код «Возврат поставщику». Если по какой-либо причине код оказался другой, то выбрать нужный вручную из списка.

Начинаем добавлять позиции в расход: F4 или кнопка в документе.

При этом необходимо устанавливать фильтр на получателя: в открывшемся окне выбрать «да» - тогда в окошке подбора будут показаны остатки по приходам только выбранного поставщика. Если выбрать «Нет», то на экран будут выведены все текущие остатки на складе.

По умолчанию в окне подбора показываются только текущие остатки на складе. Если необходимо увидеть весь ассортимент прайс-листа, то работает переключатель «Ассортимент». Если необходимо отправить в расход товар из конкретной партии, то работает переключатель «Партии».

Начинаем добавлять позиции: находим нужную и нажимаем Enter. Для выбора работает поиск по скан-коду Backspace и по наименованию.

Внести нужное количество и нажать F10 или «Сохранить».

После ввода позиции остатки в подборе откроются автоматически. Внести необходимое количество позиций в расход. Для выхода из подбора необходимо нажать F10 или Esc.

После заполнения расходной накладной ее необходимо провести, чтобы товар снять с остатков. Для этого можно воспользоваться комбинацией клавиш Alt+F5 или кнопкой «Провести» в документе.

Если товара на остатках недостаточно, то программа предложит сформировать излишки.

Расход можно распечатать. Для этого есть кнопка в документе. Также печать возможна из журнала расходов, для этого надо лишь «встать» на нужный расход и нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.

5. Чеки.

Принцип работы с чеками состоит в следующем:

  1. Скачать чеки;
  2. Перевести чеки в расход;
  3. Проверить сумму по расходам за день и сравнить с Z-отчетом.

 

  1. Для скачивания чеков необходимо открыть журнал чеков: «Розница» → «Журнал чеков».

ВНИМАНИЕ! ВСЕ КАССЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВКЛЮЧЕНЫ!

На панели инструментов журнала чеков выбрать «Скачать чеки».

Также можно сначала скачать чеки с рабочего стола Меркурия, а потом открыть журнал чеков для дальнейшей работы.

2. Когда закачка чеков завершится, необходимо на панели инструментов нажать «В расход».

Программа в дополнительном окне запросит подтверждение на перевод чеков в расход.

Если в чеках присутствуют товары, которых нет на остатках (например, продавец вручную выбрал не тот товар и пробил его по кассе), то программа предложит сформировать излишки. Для этого на экран будет выведено специальное окно.

Правильным решением в данной ситуации будет произвести замену наименования товара на нужное в открывшемся окне. Для этого надо встать на позицию и в столбце «Замена» открыть ассортимент (нажать значок «лупа») и выбрать подходящее наименование.

После того как все замены будут произведены, нажимаем «Да». Автоматически программа создаст возврат товара по неправильному наименованию и новый расход с правильным названием товара.

Увидеть это можно в журнале ценником в самом конце списка. Только что сформированные чеки будут выделены красным цветом.

Посмотреть можно и возвратный чек:

И новый расходный чек:

3. Для того чтобы убедиться, правильно ли скачаны чеки, надо сравнить сумму по чекам и сумму по Z-отчетам за указанный период.

Сначала в журнале чеков выбираем нужный период с помощью фильтра, затем выделяем эти позиции и используем комбинацию Alt+6. Высветиться информационное окно, в котором можно увидеть общую сумму по указанным записям.

6. Ценники и обновления цен.

Работа по обновлению цен в магазине состоит в следующем:

- печать ценников;

- трансляция прайса на кассы;

- трансляция прайса на весы.

6.1. Печать ценников из прихода.

Печать ценников из прихода осуществляется следующим образом:

  1. Открываем нужный приход;
  2. Выделяем нужные позиции Ins;

[ + ] - Отметить все записи

[ - ] - Снять выделение

[ * ] - Перевернуть выделение (поменять местами отмеченные записи с неотмеченными).

Нажимаем кнопку «Ценники» на панели инструментов, а затем выбираем нужный вид ценников.

В окне «Ценники» выбираем нужный вариант. В левом столбце перечислены возможные виды ценников, выбрать один из них можно, поставив точку возле нужного. Внешний вид ценника можно увидеть в поле справа. А Затем нажимаем кнопку «печать» для вывода ценников на бумагу.

6.2. Автоценники.

Автоценник является основным инструментом для печати ценников. В теле модуля отображены ценники, которые необходимо вывести на печать. Они попадают в данный список, если на товары изменилась цена или был новый приход по этим позициям.

Главное меню → Розница → Автоценники.

В окне «автоценники» отражены ценники, ожидающие печати. При этом имеется переключатель с обычных товаров на акционные.

Далее отмечаем нужные позиции Ins, а затем нажимаем на кнопку «Печать».

Выбираем в окне ценники нужный вариант (посмотреть внешний вид можно в поле справа), а затем нажать на «Печать».

После распечатки «Меркурий» предложит пометить ценники, как распечатанные. Вам необходимо нажать «Да» для удаления их из списка ожидающих печати.

6.3. Трансляция прайса на весы.

Для передачи прайса на весы на рабочем столе «Меркурия» необходимо воспользоваться кнопкой «Прайс на весы».

В окне состояния отображается процесс передачи данных. Если на какие-то позиции не указан или истек срок годности, программа выдает соответствующее предупреждение:

После успешного окончания загрузки программа выдает сообщение: «Загрузка завершена».

ВНИМАНИЕ! НА МОМЕНТ ТРАНСЛЯЦИИ ПРАЙСА ВСЕ ВЕСЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВКЛЮЧЕНЫ!

6.4. Трансляция прайса на кассы.

Для передачи прайса (цен) на кассы необходимо на рабочем столе Меркурия нажать «Прайс на кассы».

В открывшемся окне будет показан процесс передачи данных, он займет несколько минут.

ВНИМАНИЕ! НА МОМЕНТ ТРАНСЛЯЦИИ ПРАЙСА ВСЕ КАССЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ВКЛЮЧЕНЫ!

7. Оформление заказа поставщику.

В обязанности директора входит подача заявок на поставку товаров поставщикам, поэтому необходимо уметь пользоваться заказом, а также печатать его и отправлять.

7.1. Заказ и Автозаказ.

1. Открывается новый заказ двумя способами:

Главное меню → Склад → Заказы поставщикам → Новый заказ.

Второй способ: на рабочем столе Меркурия нажать «Создать заказ».

2. Из списка сразу выбираем поставщика:

 

3. Указываем дату ожидаемой поставки:

Добавляем позиции в заказ: F4 или кнопка «Добавить» на панели инструментов (иконка – плюсик в зеленой окружности). Откроется окно подбора.

В окне ассортимента выбираем нужные позиции (Enter).

В теле заказа появится строка с товаром. В столбце «Количество в заказ» на нужной строке вносим нужное количество. Добавляем в заказ столько позиций, сколько требуется.

Чтобы не вводить позиции заказа вручную, можно использовать функцию Автозаказ. Для этого внутри заказа нажимаем кнопку «Автозаказ». Если у поставщика не указано количество дней до поставки и/или количество дней торговли (среднее число дней между заказами), программа предложит указать эти данные. После этого позиции заказа будет заполнены автоматически на основании текущих норм остатков по товарам поставщика и текущих остатков на складе.

Обратите внимание, что для наглядности столбец «Количество в заказ» выделяется жирным шрифтом. При необходимости автозаказ можно поправить вручную по нужным позициям.

7.2. Печать заказа.

1) Для печати заказа нажмите кнопку печать (можно из самого заказа, а можно из журнала).

2) Из списка выберите нужную форму для печати.

3) Нажмите печать.

4) Для предварительного просмотра нажмите просмотр.

5) При необходимости заказ можно сохранить в форматах xls и rtf.

7.3. Отправка заказа.

Чтобы отправить заказ поставщику в электронном виде, в журнале заказов встаньте на нужный заказ и нажмите кнопку. Если отправка заказа прошла нормально, заказ будет помечен как отправленный.

8. Остатки по партиям (текущее состояние склада).

Для просмотра текущего состояния (остатков по партиям) необходимо зайти в соответствующий журнал. Это возможно сделать из главного меню: Склад → Остатки по партиям; или с рабочего стола Меркурия.

Основные комбинации клавиш и кнопки для работы с текущим состоянием склада представлены в таблице ниже:

Действие

Результат

[Alt+F2]

Сменить вид экрана

[Ins] [ + ] [ - ] [ * ]

Выделение записей, снятие выделений

[Shift+F1]

Открыть приход

[F1]

Открыть расходы по партии

[F3]

Установить срок годности

[F7]

Поиск

[F9]

Мегаанализ по товару (все приходы, расходы, заказы, чеки по товару за период)

Печать ценников по отмеченным записям

Печать этикеток по отмеченным записям

Печать данных по остаткам

Сертификаты на товар

Фильтровать остатки (по поставщику, дате прихода и т.д.)

 

Всего в текущем состоянии склада представлено 9 видов экрана, для более удобного просмотра информации и работе с ней.

8.1) В данном журнале особый интерес представляет расширенный фильтр, позволяющий детально выделять необходимые данные. Для начала работы с фильтром используется одноименная кнопка на панели инструментов журнала, при этом открывается специальное окно, в которое вносятся параметры фильтра.

Например, выбирается поставщик из списка и нажимаем ОК.

Снимается фильтр нажатием кнопки «Снять фильтр» на панели инструментов или «Отменить фильтр» в специальном окне.

Одновременно в фильтре можно заполнить все поля, это позволит сузить поиск необходимого документа.

8.2. Контроль за сроками годности.

Просроченные позиции или товары с подходящими к истечению сроками годности прослеживаются в текущем состоянии склада.

Просроченные позиции на экране подсвечиваются красным цветом.

Для того, чтобы увидеть сроки годности в текущем состоянии, необходимо переключить вид экрана комбинацией Alt+F2.

Для установления срока годности в текущем состоянии встаем на нужную позицию и нажимаем F3. Появится окно, в котором вводятся нужные значения.

Также просроченные товары и с подходящим к окончанию сроком можно найти с помощью расширенного фильтра, при этом другие товары на экране отображаться не будут, что крайне удобно.

В поле «Хранить до» вводим нужную дату, а затем нажимаем «ОК».

Также за сроками годности можно следить не только из текущего состояния склада, но и с помощью отчетов.

Для формирования необходимого отчета выполняем следующие действия: Главное меню → Аналитика → Отчеты → 01 Склад → Отчет по просрочке.

В данном отчете необходимо задать количество дней до истечения срока годности.

Затем нажимаем «рассчитать» и через непродолжительное количество времени на экране появится отчет, который можно напечатать, а также сохранить в электронном виде.

9. Отчет «Отмены в чеках»:

В обязанности каждого директора входит контроль над действиями сотрудников. Для избежания недоразумений на кассе есть отчет, который позволяет директору видеть все отмены в чеках, совершенные сотрудниками. Это несложный способ выявить кражу через кассу (Покупатель забрал товар, а на кассе по нему проведена отмена, таким образом на остатках числится товар, которого нет.) Также следует помнить, что проводить отмену на кассе может не каждый сотрудник (доступ к этому праву только у определенного круга лиц).

Открывается отчет следующими действиями: Главное меню → Аналитика → Отчеты → Розница → Отмены в чеках.

Откроется отчет, в котором необходимо обозначить период, а затем нажать «Рассчитать».

В открывшемся документе несколько страниц, содержащих различную информацию. Сформированные данные можно распечатать и сохранить в электронной форме.

10. Акт несоответствия.

Акт несоответствия заполняется директором для поставщика.

Открывается новый акт следующим образом: Главное меню → Склад → Акты несоответствия → Новый.

В новом акте сначала заполняется «шапка» документа, т.е. вносятся основные данные: наименование поставщика, номер накладной, к которой относится акт, дата этой накладной.

Позиции в документ можно внести вручную, используя кнопку «добавить» в виде плюса в зеленой окружности или F4.

Откроется окно ассортимента, из которого выбираются позиции.

А можно все позиции внести из соответствующего прихода, для этого есть кнопка на панели инструментов «По приходу». Нажимаем ее, откроется окно, запрашивающее подтверждение на заполнение.

В теле документа появятся все позиции из накладной, но с нулевым количеством, которое и необходимо заполнить. Ненужные позиции выделяются Ins, а затем F8 – удаление завершено.

Следует помнить, что заполнение по приходу актуально в том случае, когда накладная поставлена на приход полностью в соответствии с бумажным экземпляром.

Применяется корректировка также, если накладная на приходе не изменялась. Тогда данный акт прикрепляется к накладной, которая уменьшается на сумму в акте.

Акт можно распечатать с помощью кнопки «печать» на панели инструментов в документе или из журнала актов.