Бюджетирование в Меркурий-ERP

Данный сервис позволяет вести финансовое управление предприятием. Он составляется в денежном выражении и определяет запланированный объем продаж, оплат, доходов и потребность компании в материальных затратах.

Бюджетирование позволяет

  • составить план доходов и расходов предприятия как в целом, так и подробно по каждому подразделению
  • на основе основного плана создать различные его варианты
  • составлять генеральный бюджет на основе планов и заявок подразделений

     

  1. Начало работы. Заполнение основных справочников.

На начальной стадии необходимо заполнить основные справочники

  

  Справочник «Статьи бюджета» имеет иерархическую организацию и должен содержать 2 головные статьи бюджета – доходы и расходы. Следующие подстатьи должны быть подчинены главным. Глубина вложенности статей не ограничена. Пример: расход на связь состоит из пунктов интернет, телефония стационарная, мобильная связь и межгород; пункт интернет, в свою очередь, включает в себя пункты Ростелеком и Аист; пункт Аист содержит подпункт оптоволокно.

 

Расходными статьями являются материальные затраты, амортизация основных средств и нематериальных активов, расходы на оплату труда, налоговые платежи, услуги сторонних организаций и т.д.

Для формирования и корректировки статей бюджета используйте стандартные кнопки «Создать» и «Изменить». Особое внимание надо обратить на поля «тип статьи» - «создать узловую статью» или «создать статью подчиненную выбранной». При выборе поля «Расчет тренда» статья бюджета будет рассчитываться в процентном отношении согласно периода действия статьи.

 

Второй справочник – «Центры финансовой ответственности».

Для того, чтобы правильно и развернуто спланировать бюджет всей организации, необходимо организовать сбор информации от исполнителей всех нижних уровней к руководству с привязкой к подразделениям. Для этого необходимо подробно описать структуру всей организации в иерархической последовательности, указав все звенья подразделений, которые имеют влияние как на доходную, так и на расходную сторону бюджета в справочнике «Центры финансовой ответственности». Здесь в иерархической последовательности необходимо отразить структуру организации, указав все головные и подчиненные подразделения. Для создания и корректировки справочника используйте стандартные кнопки «Создать» и «Изменить».

 

                        

Пример: в компании есть подразделение «Производство», которое состоит из нескольких цехов

.

    

Третий справочник «Виды бюджета».

Здесь вводятся наименования типов бюджета – основной, завышенный, умеренный, заниженный, реальный и т.д. Именно эти названия используются при формировании бюджетов.

 

                

  1. Формирование бюджета организации    

 

Формирование общего бюджета начинается с создания бюджетов всех заинтересованных подразделений ЦФО. Традиционно год разбивают на 12 месяцев и составляют планы для каждого месяца в отдельности (реквизит «период»). 

В программе бюджеты подразделений хранятся в «Журнале бюджетов ЦФО», где обязательно указывается подразделение, период действия, вид бюджета и суммы по каждой выбранной статье.

Общий бюджет организации на период создается в «Журнале консолидированных бюджетов». Помимо запланированного бюджета возможно внести дополнительные заявки в бюджет, которые

также могут попасть в бюджет ЦФО – кнопка «заполнить по заявкам».

    Все эти опции доступны в меню Главное меню à Финансы

 

Подразделения работают в «Журнале бюджетов ЦФО» и в «Журнале бюджетных заявок».

Бюджет можно создать различными способами – заполнить по заявкам, создать с нуля по статьям бюджета или заполнить по заявкам и дополнить статьями. При заполнении бюджета можно вносить данные как по ключевым статьям (без подробной конкретизации), так и конкретно по вложенным статьям. ВАЖНО!!! Если хотя бы одна вложенная статья указана конкретно, то ключевую сумму по главной статье уже исправить невозможно.

В журнале бюджетов документ создается по каждому подразделению отдельно (рис 8). Обязательно выбрать

  • тип бюджета
  • подразделение (ЦФО)
  • месяц года (если это месячный бюджет) или номер квартала (если бюджет квартальный)

Автоматически первая версия бюджета считается «актуальным бюджетом», тогда кнопка внизу экрана не активна.

    После окончательного формирования документа необходимо поставить «галочку» в поле «Подготовлено» и нажать внизу экранной формы кнопку «сохранить».

 

 

Согласование бюджета.

Для согласования необходимо проставить суммы по каждой строке в колонке «Согласовано» или принять запрошенные суммы по кнопке «Соглас.все». Галочка «согласовано» в шапке документа делает бюджет недоступным для исправления как запрошенных, так и согласованных сумм.

 

Утверждение бюджета.

После нажатия кнопки «Утвердить» бюджет исправить уже невозможно. Утвердить документ возможно, если:

  • он согласован
  • он актуален.

 

  1. Права пользователей по бюджету

 

Для руководителей подразделений необходимо дать права:

  1. Журнал бюджетных заявок
  2. Журнал бюджетов ЦФО

Для руководителей организации необходимо к правам руководителей подразделений дать дополнительно права на Журнал консолидированных бюджетов, права на согласование и утверждение бюджетов.