Журнал договоров

Журнал договоров предназначен для хранения данных обо всех заведенных в программе договоров. Относится он к разделу торговли, зайти в него можно из главного меню.

Журнал представляет собой список заключенных договоров, также имеется панель инструментов, на которой указано, какие операции можно совершить в данном журнале. Общий вид представлен ниже.

Внешний вид журнала пользователь может видоизменять по своему усмотрению, это касается отображаемой информации о договорах. Для этого в верхнем левом углу списка договоров имеется кнопка с изображение стрелки вниз, при ее нажатии открывается меню, в разделе «видимые столбцы» галочками указываются необходимые поля.

Стрелка вправо рядом с порядковым номером строки в журнале указывает, над каким документом будет проводится следующая операция.

Далее перейдем к возможным функциям.

Новый договор создается с помощью одноименной кнопки, при этом открывается бланк договора для заполнения.

Заполнение договора в электронном виде проводится на основании заключенного договора с печатями и подписями обеих сторон.

Окно договора состоит из трех вкладок, разделены данные по назначению.

Все данные вносятся последовательно. Сначала вводится номер договора. При нажатии на «…» возле соответствующего поля открывается дополнительное окно для ввода номера договора и префикса к нему, если таковой имеется.

Далее вносится номер договора у контрагента. Чаще всего он соответствует уже указанному, но может и отличаться.

Затем вносится дата заключения договора (выбирается из списка, открывающегося при нажатии стрелки вниз возле поля «Дата договора»). При создании документа автоматически ставится текущая дата.

При необходимости указываем название договора.

Обязательным условием является заполнение сроков действия договора. При открытии нового документа эти сроки проставляются автоматически: начало и завершение действия договора определяются текущей датой. Новые данные выбираются из открывающихся календарей.

После чего переходим к выбору склада, к которому относится данный договор. Это важный момент, т.к. с контрагентом может быть одновременно заключено несколько договоров разной направленности и с разными условиями, и относятся они к разным группам складов одной организации. Данный момент также важен для дальнейшего формирования автозаказа и консолидированной заявки., различного рода списаний товаров и т.д.

Группы склада представлены списком, который может дополняться пользователями, наделенными соответствующими правами.

Далее вносим данные о наименовании организации, с которой заключен договор, в поле «Контрагент». Название выбирается из списка.

Следующим пунктом идет «Организация». Эти данные относятся к организации пользователя. Откроется список для выбора. Это поле необходимо, если пользователь, ведет дела нескольких организаций в одной программе.

Для корректности в инструкции выбирается «тестовая» организация.

При необходимости также создается список счетов, по которым между сторонами идут взаиморасчеты.

Также есть возможность указать имя менеджера, ведущего работу с контрагентом.

Последним полем во вкладке «Основные» является «Примечание», которое заполняется по необходимости.

Также в этой вкладке указывается имя автора, создавшего данный договор.

Переходим к вкладке «Условия отгрузки». Она заполняется при условии, что организация отгружает контрагенту на каких-либо условиях товар. В противном случае вкладка остается незаполненной. Её общий вид представлен ниже.

Код расхода выбирается из списка, он должен соответствовать условиям отгрузки товара контрагенту.

Затем выбирается расходная цена. Если отпуск товара всегда производится в приходных ценах, то ставится «галочка».

Далее указываются значения наценки и скидки в процентном отношении, если это предусмотрено договором.

Префикс для расходной накладной указывается в специальном поле, не являющемся обязательным для заполнения. Он может быть выражен как в численном, так и в буквенном форматах.

Затем переходим ко второму разделу вкладки – это спецификации получателя.

Все имеющиеся спецификации указываются в списке.

Эта таблица может видоизменяться за счет выбранных полей в специальном меню, открывающемся с помощью кнопки «стрелка вниз».

Добавляются спецификации в этот список путем создания новых. Делается это двумя способами.

  1. С помощью кнопки «Добавить». Используется в основном при последовательном создании договора, а затем спецификации.
  2. Главное меню -> Торговля -> Спецификации получателей. Используется чаще при создании новой спецификации для уже существующего договора.

*Подробный процесс создания новой спецификации описан в инструкции «Спецификации получателей».

Если договор еще не был сохранен, то привязать к нему спецификацию невозможно.

Открывается спецификация одноименной кнопкой.

Если товар отгружает контрагент, то заполняется вкладка «Условия прихода». Её общий вид выглядит следующим образом:

Из списка выбирается код прихода товара.

Если код прихода – консигнация, то указывается количество дней до оплаты в поле «Консигнация в днях» в соответствии с действующим договором.

Далее переходим к разделу «спецификации поставщика». Он представлен в виде таблицы, которую можно редактировать по количеству столбцов. Для этого есть кнопка «стрелочка вниз», галочкой отмечаются необходимые для отображения поля.

Для отображения спецификаций в этой таблице договор должен быть уже сохранен, т.к. спецификацию можно привязать только к уже существующему договору. Поэтому для наглядности сохраним договор.

Добавляется спецификация двумя способами:

  1. Создание напрямую из документа с помощью кнопки «Добавить». Используется чаще при последовательном создании договора, а затем спецификации.
  2. Создание путем: Главное меню -> Торговля -> Спецификации поставщиков. Используется чаще при создании спецификации к уже существующему и работающему договору.

При использовании этой кнопки открывается окно для создания спецификации. Подробный процесс описан в инструкции «Спецификации поставщиков».

Открыть имеющуюся спецификацию можно соответствующей кнопкой или двойным кликом левой кнопки мыши по нужной строке в таблице.

Если договор необходимо сделать действующим, то возле слова «Утверждено» в верхнем правом углу ставится галочка.

Для внесения изменений в договор в журнале имеется кнопка «Править», эту же функцию выполняет клавиша F3, а также двойной клик левой кнопки «мыши».

Удаляется договор одноименной кнопкой или же клавишей F8, для одновременной ликвидации нескольких документов используется выделение Ins.

Если договор проведен, то удалить его невозможно, о чем сообщит открывшееся информационное окно.

Для автоматизации работы в программе возможно установление фильтра по параметрам: временной период и контрагент (возможно выбрать несколько контрагентов).

Справой стороны журнала откроется окно фильтра, в котором вводятся необходимые данные.

Снимается фильтр повторным нажатием кнопки.

Не стоит забывать, что в программе предусмотрен еще один вид фильтра документов, представленный клавишей F2, при этом открывается окно для ввода значения. Стоит заметить, что фильтр будет выдавать окно для столбца, на котором выделена ячейка!

Его значение будет указано в названии столбца. Снять его можно при повторном использовании F2, но окне уже надо нажать «Cancel».

Статус документа показывает, проведен он или нет. Если договор проведен, то он доступен для работы в учетной программе, обозначено это зеленой галочкой. В противном случае стоит красный крестик.

Проведение ставится несколькими способами:

  1. В договоре в поле «Утверждено» ставится галочка;
  2. С помощью клавиатуры мы меняем статус документа комбинацией клавиш Alt+F5;
  3. На панели инструментов имеется кнопка «Проведение».