Спецификация поставщика

Спецификация – это приложение к договору поставки, в котором указываются наименования, цены и других специфичные особенности товаров. Показатели, используемые в спецификации, оговариваются обеими сторонами договора.

В программе учета «Меркурий» имеется модуль, в котором содержатся данные заключенных и действующих спецификаций. В «Меркурии» спецификации делятся на два типа: спецификации поставщика (контрагент поставляет нашей организации товар) и спецификации получателей (товар поставляется нашей организацией.)

 

Открываем спецификацию поставщика из раздела «Торговля» в главном меню.

Откроется журнал спецификаций. В столбце «Утверждено» указывается статус документа. Зеленая галочка говорит о том, что данная спецификация является действующей.

Изменение внешнего вида таблицы журнала спецификаций зависит от количества выведенных на экран видимых столбцов. Регулирование этих столбцов осуществляется дополнительным меню, открывающемся кнопкой в виде стрелки вниз в левом верхнем углу таблицы. Галочкой отмечаем необходимые для отображения данные.

На панели инструментов расположены кнопки для совершения различных операций в архиве спецификаций.

Для создания новой спецификации предназначена кнопка «Добавить», ту же функцию выполняет клавиша F4. Откроется окно для создания нового документа.

Приступим к заполнению формы. В первую очередь заполняется вкладка «основные». Номер спецификации присваивается автоматически программой. При открытии документа в поле «дата» проставляется текущая дата, ее можно изменить в соответствии с заявленными требованиями.

Далее из списка выбираем поставщика, который будет поставлять товар согласно создаваемой спецификации.

Поле договор заполнится автоматически, там появится номер действующего договора. Если у вас действительны одновременно несколько договоров, то стоит выбрать из списка правильный с помощью кнопки, изображающей троеточие.

Если нажать возле поля «Договор» кнопку, изображающую лупу, то откроется сам договор, который можно отредактировать. Знак «-» очистит поле «Договор».

Затем определяем, на какую группу складов будет распространяться действие спецификации.

Далее необходимо обозначить период действия спецификации.

Переходим к внесению наименований товаров и других данных о нем в спецификацию. Тело документа представляет собой таблицу с регулируемым внешним видом за счет видимых столбцов. Возле необходимых полей проставляем галочки, таким образом, видоизменяем таблицу.

*ЕИ – единица измерения;

**ЖЦ – желтый ценник (акционный товар);

***Стоп-заказ – установлен запрет на поставку данной позиции по каким-либо причинам.

****ПЦ – приходная цена;

*****РЦ – расходная цена.

Для добавления позиций используется кнопка «Добавить» или клавиша F4, откроется ассортимент, в котором выбираем нужный товар и нажимаем Enter для появления товара в спецификации.

Из этого ассортимента можно открыть карточку товара клавишей F5 и внести необходимые изменения.

Вносим данные по ценам к позициям: встаем на нужную ячейку и пишем сумму.

Если какой-то товар будет продаваться по акционной цене, то проставьте галочки в столбце «ЖЦ» возле нужных позиций.

Если товар по какой-либо причине временно не должен заказываться, но в спецификацию включен, а запрет может быть снят во время действия спецификации, то возле нужных строк в столбце «Стоп-заказ» надо проставить значки запрета.

При желании в спецификации можно указать расходные цены. Для этого ставим галочку «Устанавливать РЦ».

*Помните, расходные цены начнут действовать только после их трансляции в прайс-лист.

При этом в таблице появятся дополнительные столбцы.

Вручную вводим данные наценки, тогда сама цена посчитается программой автоматически. И наоборот, можно ввести желаемую расходную цену, а наценка в процентах посчитается автоматически.

Одновременно наценку или цену можно устанавливать для нескольких позиций. Для этого выделяем нужные строки клавишей Ins, а затем нажать F3. Откроется специальное окно, в котором необходимо ввести данные, сохраняем.

Изменения цен для каждой позиции могут быть установлены через «Мастер расходных цен», открывающийся клавишей F12 или кнопкой «Расх. цена» на панели инструментов в документе, при этом цены сразу изменятся в прайс-листе и начнут действовать.

Также из спецификации можно напечатать ценники. Для этой операции на панели инструментов имеется кнопка-меню «Ценники».

В открывшемся окне в столбце с левой стороны выбираем вид ценника, с правой стороны расположен предварительный просмотр. Модуль покажет, какое количество ценников сформировано и сколько потребуется бумаги для печати. Для завершения операции нажимаем «Печать».

 

Отдел закупок может формировать отчет по продажам товара из конкретной спецификации для наглядного представления о движении товара

На панели инструментов в спецификации нажимаем кнопку «Отчет». Откроется окно, в котором устанавливается период, за который нужны данные, выбираем склады и рассчитываем.

Сформированный отчет можно распечатать и сохранить в форматах pdf, xls, docx.

Из меню «Действия» открываются модули: карточка ассортимента, мегаанализатор и мастер замены приходных цен.

Комбинация клавиш Alt+F3 также позволит открыть карточку товара по выбранной позиции, как и использование меню «Действия». В этой карточке можно производить различные изменения независимо от спецификации (работает как отдельный модуль).

Мегаанализатор также работает отдельным и независимым от спецификации модулем. Открывается двумя способами: клавишей F9 и через меню «Действия».

Мегаанализатор позволяет увидеть информацию о товаре в программе, не меняя текущего склада. В столбце с левой стороны выбираем категорию, а с правой стороны видим результат. Для удобства пользователей предусмотрена установка временных границ, в которые должны попасть документы или операции, совершаемые с товаром. Подробности в инструкции «Мегаанализатор».

Использование мастера замены приходных цен, позволяет исправить цену в приходах одновременно на всех складах. Для этого выбираем в спецификации товарную позицию и открываем «мастер приходных цен», в нем устанавливаем период, в котором необходимо исправить цену и склады, на которых следует искать документы. Программа подберет приходы, в которых имеется такая позиция, а цена будет расходиться с установленной. Если воспользоваться кнопкой «Обработать отмеченные», то в накладных, выделенных клавишей Ins, на эту позицию будет изменена цена.

Для позиций можно установить нормы остатка, воспользовавшись кнопкой «Нормы».

В открывшемся окне выбрать склады, для которых будут установлены нормы по выбранной позиции, а затем с помощью кнопки «Назначить» зайти в «Мастер назначения норм остатков» и внести необходимые данные. Подробная инструкция назначения норм здесь.

*Не забывайте ставить флажки возле строк, где вводите параметры.

Если необходимо данные из спецификации выгрузить на терминал сбора данных, то подсоедините к вашему компьютеру аппаратуру и в документе на панели инструментов нажмите «На ТСД» для начала процесса.

Если в спецификации установлены расходные цены, то перед началом действия спецификации цены необходимо транслировать в прайс. Кнопка «Транс. РЦ» запрограммирована на выполнение данной операции.

В нижней части документа показывается автор спецификации, есть поле для внесения комментария, а также показано, сколько строк отмечено. Не забываем сохранять документ и утверждать для начала работы созданной спецификации.

Документ удаляется одноименной кнопкой или клавишей F8, если спецификация не утверждена. F3 и кнопка «Изменить» открывают спецификацию для редактирования. Если необходима копия имеющейся спецификации, то «встаем» на нее и нажимаем кнопку «Копия». Откроется новая спецификация, она будет уже заполненной, но доступной для редактирования.

«Фильтр» позволяет вывести на экран документы в соответствии с указанными параметрами. С правой стороны появится поле для введения параметров фильтра. Отменяется он повторным нажатием этой кнопки.

Фильтровать документы можно также по значению. Для этого используется клавиша F2, при этом будет открываться окно фильтра для введения значения. Предварительно надо встать на столбец, по которому будет производиться отбор.

Для отмены фильтра еще раз встаем на столбец, нажимаем F2, а в окне кнопку «Cancel».

Кнопка «Печать» откроет модуль, в котором документ можно предварительно посмотреть, сохранить в форматах xls и doc. При этом пользователь сам выбирает форму, в которой будет напечатана спецификация.

Кнопка «Журнал документа» открывает архив изменений, совершенных в документе. Для простоты использования в архиве можно установить временной период, а изменения разделены на две вкладки. Во вкладке «Позиции» мы видим изменения, касающиеся товарных позиций, а во вкладке «Шапка» все остальные.

Журнал изменений по архиву документов содержит в себе основные данные по операциям редактирования спецификаций: время, имя пользователя, номер и дата создания документа, наименование операции. Для ускорения поиска предусмотрен фильтр по временному периоду.

Транслировать цены можно не только из спецификации, но и из архива спецификаций в разных количествах. При этом трансляция будет произведена для всех утвержденных спецификаций.

Программа запросит у вас подтверждение трансляции. Нажмите «Да», если вы хотите продолжить операцию.